PERT-анализ — это инструмент планирования и организации сложных проектов, который помогает оптимально распределить задачи в команде.
PERT-анализ применяют для масштабных проектов, которые приходится делать впервые. Этот инструмент не дает готовые решения, а помогает все организовать в случаях, когда непонятно, с чего начинать. При помощи PERT команда записывает все задачи, которые нужно сделать, и отдельно оценивает каждую. Когда дедлайны и бюджет по задачам просчитаны, оценить масштаб всего проекта становится легче.
Например, компания ни разу не организовывала пресс-конференцию. Поэтому она не знает, сколько на это понадобится времени и денег. При этом она уже писала пресс-релизы, проводила меропрития и готовила тексты выступлений для образовательных конференций.
Согласно PERT-анализу, сначала компания выделит очевидные этапы пресс-конференции: поиск помещения, приглашение журналистов и подготовка презентации. Для них определит сроки и обсудит задачу с исполнителями. В разговоре окажется, что нужно отобрать список интересных СМИ и найти их контакты. Это еще одна задача. На нее тоже придется выделить ресурсы.
Такой детальный разбор превратит сложный проект в понятный список действий. Останется только присвоить им приоритеты.
Впервые PERT-анализ разработали в 1958 году и использовали в Отделе по реализации спец. проектов ВМС США. Тогда с помощью методики специалисты разработали баллистические ракеты Polaris
Главный результат PERT-анализа ― это диаграмма, наглядная схема. Она состоит из «кирпичиков». Каждый из них ― конкретная задача с порядковым номером исполнения. При необходимости под каждым этапом дописывают срок.
Между «кирпичиками» устанавливают зависимость стрелками. Например, если не будет выполнена задача «лонч продукта», нет смысла приступать к этапу «реклама на ТВ».
При этом, если какую-то задачу невозможно выполнить без предыдущей, связь между ними помечают как «зависимость от ресурсов». Так, если не выполнить шаг «выбрать и оплатить тариф конструктора сайтов», не получится перейти к этапу «сверстать лендинг».
Каждую задачу на диаграмме PERT-анализа нумеруют. Благодаря этому можно отразить этапы всех действий в проекте
Метод Перт как результата развития экономической мысли
Метод PERT начали применять впервые, когда создавался технический комплекс Поларис в 1958 году. Новый метод планирования стал необходим по причине того, что возникла ситуация, требующая координировать действия более 3300 подрядчиков. PERT является результатом усовершенствования методов в целях упрощения планирования и составления графиков крупных проектов.
Не секрет, что в управлении проектами сроки выполнения имеют более значительную роль, чем все остальные составляющие, в том числе и финансовая составляющая. Метод PERT характеризует оценку и анализ времени выполнения, трудозатрат и потребности в других ресурсах проекта в соответствии с характеристиками входящих в него задач. Program (Project) Evaluation and Review Technique (сокращенно PERT) — техника оценки и анализа программ (проектов), которая используется при управлении проектами. Метод Перт особенно эффективен для анализа и оценки времени, необходимого для выполнения каждой отдельной задачи, а также минимального времени для выполнения всего проекта. Метод Перт иногда называют методом трех точек, ввиду того, что в процессе планирования используются три взгляда на одно и тоже явление: оптимистичный, ожидаемый и пессимистичный вариант развития событий. Данный метод применяется в современном планировании совместно с другими способами и методами управления сроками проекта.
Как PERT-анализ помогает бизнесу
PERT-методика подходит для масштабных проектов, в которых участвуют большие команды, разные отделы или даже несколько компаний. При помощи диаграммы, например, можно разработать новое ПО для компьютеров или запустить технологичный стартап. PERT поможет решить три основные задачи:
Составить хронологию. Это позволяет увидеть проект целиком и оценить его масштабность. В хронологии отражают основные этапы работы и распределяют их по приоритету.
Оценить ресурсы. Одни задачи можно выполнить силами своей команды, для других понадобятся внештатные специалисты. Допустим, проекту нужно будет привлечь инвесторов. Тогда еще на этапе планирования менеджер добавит в график мероприятия, где можно будет с ними познакомиться, и заложит на поездки бюджет.
Рассчитать время. На общем графике отражены длительность выполнения отдельных задач и общая продолжительность проекта. Рассчитать срок для заданий, которые нужно будет делать впервые, сложно. В таких случаях на графике отражают три возможных дедлайна. Подробнее об этом — в следующем разделе.
Это пример PERT-диаграммы для сложного проекта по разработке ПО. В схеме можно запутаться, но поясняют ее стрелки и цифры, которые описывают порядок действий и время исполнения.
Из чего состоит PERT-анализ
События. Это этапы рабочего процесса. Каждое событие начинается только тогда, когда последнюю задачу в предыдущем событии выполняют. Это может быть, например, запуск сайта или открытие продаж билетов на мероприятие. Именно их визуализируют на финальной диаграмме.
Задачи. Конкретные цели и действия, которые надо выполнить для достижения событий. В задачах описывают время, материалы, деньги, оборудование и ответственных за их выполнение.
Их обычно прописывают к каждому событию в отдельном документе или на выделенной для это платформе, так как на диаграмме для них не хватает места.
В задачах можно создавать подзадачи, или небольшие задания, которые дробят ее на шаги. Например, если у маркетолога задача написать план продвижения, то он себе добавит подзадачи: провести интервью с клиентом, изучить конкурентов, составить SWOT-анализ, рассчитать рекламный бюджет.
Подзадачи помогают более точно оценить, сколько времени потребуется на задачу. Если «запустить email-рассылку» звучит довольно просто, детализация поможет увидеть, что только найм сотрудников может затянуться на несколько недель.
Отдельно выделяют еще и критические задачи, без которых нельзя перейти к следующим этапам в проекте. Критические задачи необходимо выполнить в установленный срок и только заложенными в стратегии ресурсами. Если не учесть это условие, под угрозу попадает результат всего проекта.
Сроки. Ключевой аспект PERT-анализа. С его помощью компания оптимизирует работу команды. Для каждой задачи лучше всего закладывать 3 срока выполнения:
| Оптимистический | Минимальный срок, который можно соблюсти, при условии, что все будет идти по плану и даже быстрее. |
| Пессимистический | Максимальный срок, который придется заложить на задачу, если все пойдет не так. |
| Реальный прогнозируемый | Что-то среднее между минимальным и максимальным сроком. |
При расчете сроков важно учесть потенциальные паузы, которые могут возникнуть по разными причинами между событиями. Например, государственные выходные или день рождения начальника.
После оценки PERT-графика может оказаться, что на проект нужно слишком много времени — больше, чем есть. Тогда на задачи увеличивают ресурсы, сокращают сроки, а крититических задач становится больше.
Этапы PERT-анализа
Сформировать видение проекта. Необходимо описать миссию и ценности проекта и подобрать команду ответственных. На этом этапе нужно определить срок, в который потребуется сдать проект.
Выделить основные задачи. Сначала необходимо выписать все, что нужно для проекта, и разбить задачи по уровню сложности. Или по блокам: какие можно выполнить силами своей команды, а где понадобится нанимать специалистов.
Определить приоритетность. Некоторые задачи можно делать параллельно, если они не взаимосвязаны и их делают разные сотрудники. Определить приоритетность помогает метод «съешьте лягушку». Это означает, что сначала необходимо браться за сложные и большие задачи, а потом переходить к менее важным и не таким срочным.
Можно также составить матрицу Эйзенхауэра. В этом методе задачи распределяют по четырем секторам. Срочные и важные ― то, что нужно сделать сейчас. Важные, но не срочные, которые необходимо пока только спланировать. Неважные, но срочные ― те, что можно делегировать. Неважные и несрочные ― их допустимо отложить.
Оценить сроки. Определите, сколько времени понадобится для каждой задачи, с учетом оптимистичного, пессимистичного и реального срока.
Установить запас. Убедитесь, что по каждой задаче вам хватает ресурсов, и спланируйте заранее, откуда сможете взять запас. Например, команде выделяют бюджет только раз в году. Если его не хватит, нужно заранее продумать, откуда придут дополнительные инвестции.
Создать диаграмму PERT. На ней будут визуально отражены все важные переменные: список задач, их приоритетность, зависимости между ними, а также необходимые ресурсы и установленные сроки.
Удобнее всего создавать PERT-диаграмму в специальных сервисах. Например, в Creately.com можно строить зависимость между задачами, присваивать ответственных, выделять цветами одинаковые блоки или подразделения ответственных
| Преимущества методики PERT | Недостатки методики PERT |
|
Делает план проекта наглядным и визуализирует все шаги.
Четко распределяет роли в команде и задачи. Каждый знает, что должен делать. Позволяет отслеживать задержки в работе. При правильном распределении сил может ускорить сдачу проекта. |
Если слишком тщательно разбивать этапы на задачи и подзадачи, получится слишом много заданий.
Усложняет работу для небольших проектов и простых задач. PERT-анализ скорее демонстрирует ожидания, а не реальный статус проекта. Не подходит для выполнения творческих задач из-за строгих сроков и сложной схемы. |
Выполнение PERT
Первый шаг в планировании проекта — это определение необходимых для выполнения мероприятия задач и порядок, в котором они должны быть выполнены. Для некоторых задач порядок может быть легко определён (например, при строительстве дома, земля должна быть измерена до закладки фундамента), для других же это сделать довольно сложно (например, есть два участка, которые должны быть подготовлены, а бульдозер для работы только один). Кроме того, расчётное смета отражает нормальное не критическое время. Очень часто, время, необходимое для выполнения задания может быть сокращено при дополнительных расходах или ухудшении качества.
Диаграмма PERT представляет собой инструмент, который облегчает принятие решений. Первый проект PERT-диаграммы представляет события с шагом 10 единиц (10, 20, 30 и т. д.), чтобы в дальнейшем была возможность включить дополнительные мероприятия. Два последовательных события в PERT-диаграмме связаны между собой мероприятиями, которые обычно представляются в виде стрелок на схеме. Все мероприятия диаграммы представлены в логической последовательности и ни одно событие, не может начаться до тех пор, пока не будет завершено непосредственно предшествующее ему мероприятие. Планировщик решает, какие этапы должны быть диаграмме мероприятий, а также устанавливает их последовательность. PERT-диаграмма может состоять из нескольких страниц с большим количеством подзадач. Ценность PERT состоит в том, что с помощью этого метода можно решать много задач одновременно, при этом существенно сокращая время и ресурсы.
Управление PERT
- Планирование и построение модели (диаграммы) в деталях. Каждый исполнитель составляет перечень необходимых мероприятий. После чего все мероприятия связываются и выстраиваются в логической последовательности в соответствии с принципом «мероприятие может начаться только тогда, когда ….»
- Оценка времени и анализ путей выполнения. Определяется время выполнения каждого мероприятия. Раньше каждому мероприятию присваивали несколько рассчётных времён типа наиболее вероятный (Н), пессимистичный (П), оптимистичный (О). Со временем от этой практики отказались, поскольку она лишь затягивала время обсуждения и осложняла рассчёты в целом. Анализ пути является самым ответственным этапом. Здесь анализируются рассчёт времени выполнения каждого мероприятия и проекта в целом и определяются критические точки выполнения. Важность представляет не рассчёт как таковой, а время начала выполнения проекта и возможность его оптимизировать. Для этого проводится повторный анализ каждого мероприятия и возможность их выполнения на основе новых технологий.
- Оперативное планирование. Основываясь на результатах, полученных во время анализа начинается определение необходимых ресурсов. Во время этой фазы оптимизации определяются приоритеты на основе цена-качество-скорость выполнения.
- Контроль мероприятий во время выполнения работ. После начала проекта необходимо контролировать ход выполнения мероприятий в плане последовательности, времени и использованных ресурсов. Любые изменения в ходе работ (опережение графика, непредвиденные задержки и т. д.) также должны быть под контролем PERT.
Компоненты
Главными компонентами диаграммы PERT являются мероприятия, связи, планы и график выполнения. Мероприятия — это набор работ, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Главным атрибутом мероприятия, кроме описания, является рассчётное время. Некоторые мероприятия, представляющие ключевые моменты (вехи) в выполнении проекта, получили название Milestones (промежуточный отчёт).
Связи представляют собой отношения между мероприятиями. Наиболее частой связью является Начало-Завершение, это означает, что следующее мероприятие не может начаться, если не завершено предыдущее. Другими видами связей являются Начало-Начало, Завершение-Завершение, Завершение-Начало. Кроме Начала и Завершения связью может выступать процент выполнения задания. Связи также могут иметь свою длительность, если между выполнением двух мероприятий должно пройти определённое время, но между ними невозможно вставить другое мероприятие. Многим мероприятиям могут быть приписаны данные типа фиксированная дата, не раньше чем, не после и т. д., с тем, чтобы чётко определить структуру выполнения.
В график выполнения нужно внести все рабочие и нерабочие дни, праздники, возможные даты сверхурочных и нерабочие периоды. В итоге график и мероприятия должны быть жёстко связаны.
Особенности применения метода в современных условиях
В настоящее время трудно представить систему менеджмента без применения тех или иных методов планирования. Методика Перт объединяет в себе простоту и эффективность в управлении проектами.
Поклонники этой системы в процессе практического применения раскрывают немалый потенциал системы не только в сфере строительства, но и в процессе реализации проектов практически во всех сферах деятельности современных предприятий.
Например, для финансовых посредников метод Перт может быть полезным за счет интеграции функций проектирования инструментов, ценообразования, размещения инвестиционных активов и управления активами. Дальнейшее расширение доступности данных в реальном времени и вычислительных мощностей позволяет решать более сложные задачи, обеспечит ведение операций с новыми комплексными видами инструментов и повысит роль методов исследования операций.
Применение метода Перт при организации планирования способствует повышению эффективности планирования деятельности предприятий и уменьшения рисков по бизнес-проектов. Этот метод хорош, когда он направлен на решение большого количества задач, потому что основан на статистических данных и требуется обработать довольно много выборок. Применение этого метода предполагает участие именно экспертов, использование оценок неквалифицированных специалистов не приведет к эффективному результату.